内容预览:
1.目的
为了提高公司工作效率,有效降低和节约成本,加快办公自动化建设,保障文件和各种信息传递快捷畅通,根据公司的实际,制定本规定。
2.适用范围
2.1本规定适用于集团各部门、各控参股企业、各销售公司(物流中心)办公自动化的管理。
2.2oa系统用户暂定为集团各部门、各销售公司(物流中心)工作人员和各控参股企业管理人员。
3.相关部门职责
3.1集团办公室负责文件的制作、发送、督办和少量纸质文件的存档和上报。发出的电子公文必须具有符合规范的文件头和文件主体。
3.2集团人力资源部负责配合集团办公室信息技术处进行oa用户的注册和注销。
3.3集团办公室信息技术处负责oa系统操作技术的培训,oa系统运行设备的维护、管理和电子文档的保存。
3.4各控参股企业、各销售公司(物流中心)的部门和人员职责可参照执行。
4.文件发送与接收
4.1集团公司及各部门、各企业下发、上报的各类公文(包括文件、会议通知、公告、简报、信息等)原则上统一采用办公自动化系统(oa)发送,特殊情况需要打印纸质文件的报集团或本分管领导批准。
4.2集团公司的正式文件及其他需要签发的公文,仍按原流程起草、审核、签发,统一由办公室编号、制作、扫描、使用oa发送至收文单位和个人,并根据实际需要打印若干份存档和上报。
4.3电子公文应做好登记,并由起草、审核、签发人签名。
4.4所有oa用户每天上、下午上班后都必须及时登录oa系统查看文件,并始终使oa系统处于“在线”状态,确保信息和联络畅通。如因出差或出差时间较长,须指定授权的公文代办…………
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